Comment la conversion des PDF facilite le travail en entreprise ?

Entreprise
Publié le 23/04/2019

Le format PDF (Portable Document Format), s’est imposé depuis longtemps comme le format le plus adapté à l’échange de documents par voie électronique. Pourtant, il est surtout utilisé pour l’échange de fichiers textuels pas toujours accompagnés de photos. Alors pourquoi ce format s’est-il aussi largement imposé et quels en sont les intérêts ?

Un format facile à lire

Le PDF est très largement apprécié dans le monde du travail, parce qu’il permet d’envoyer un fichier texte, avec ou sans photos incluses, à n’importe qui sans se préoccuper du logiciel de traitement de texte ou de la machine dont il dispose. Le PDF peut être lu par tous les ordinateurs du monde et il est donc idéal pour partager des documents.

Ensuite, le PDF est également facile à lire d’un point de vue littéral. Ce format fige la mise en page du document telle que l’a conçue l’expéditeur. Elle n’est donc pas modifiée par le logiciel utilisé par le destinataire. Ainsi, le PDF est également un format qui rend facile la lecture du document dans son sens littéral.

Un format qui conserve les informations du document

Il est tout à faire possible de convertir un fichier PDF dans d’autres formats et il vous suffit de voir l’article sur ce site pour apprendre à le faire. Ces conversions permettent d’obtenir un fichier texte et de modifier le contenu du PDF. Après cela, vous pouvez à nouveau exporter le document en PDF et le renvoyer à une autre personne.

Ces conversions d’un format à l’autre sont possibles parce que le format PDF présente l’immense avantage de conserver les informations du logiciel de traitement de texte à l’origine du document. Il ne faut donc pas croire qu’envoyer un document en fichier PDF le verrouille et empêche qui que ce soit de le modifier. En revanche, certains logiciels de conversions vous permettent de crypter l’accès au document et les actions qu’il autorise.

Le PDF et la numérisation des documents

Le PDF est également le format de prédilection qu’utilisent massivement ceux qui numérisent des documents physiques. Effectivement, tous les avantages du format se prêtent très bien à la numérisation de certains documents anciens et à leur partage. En revanche, ces documents sont ensuite impossibles à modifier avec un traitement de texte, puisqu’ils sont simplement issus d’une numérisation et non pas d’un travail de rédaction.

Cependant, de plus en plus de logiciels et de solutions apparaissent pour permettre aux entreprises de numériser leurs documents papier et d’utiliser le format PDF pour générer automatiquement des fichiers textes. Ces fichiers peuvent ensuite être modifiés et permettent à beaucoup d’entreprises de se moderniser sans perdre les documents et les données dont elles disposaient avant l’arrivée de l’informatique.